是時候了解一下NewBest智慧辦公解決方案的會議預約管理子系統了！

 

不論是在辦公室還是居家遠程辦公，會議的存在都是為了促進協同辦公，提升工作效率，是解決工作問題的工具。而會議組織過程中層出不窮的問題，導致低效甚至無效會議的產生，其結果與會議的本意背道而馳。

 

新柏石NewBest智慧辦公管理系統中的會議預約管理子系統針對現代辦公場景中出現的會議難組織、會議資源難控制、會議數據難追溯等痛點，提出了一套簡單有效的解決方案。

 

線上協同，省時省力

居家辦公成為很多企業的常態后，線上會議的安排更加頻繁，確認參會者時間、會前逐個提醒參會人的工作費時又費力，還會出現遲到、漏開等情況耽誤會議進程。

 

對會議組織者來說，NewWork-會議預約管理子系統可智能判斷所有參會人是否在預約時間內有空，進而邀約參會人，參會人可在系統內選擇“確認”or“拒絕會議”，并在會議安排成功后發送即時通知，省去會議組織者一一詢問和通知的環節，尤其對居家辦公來說，高效組織會議，極大節省遠程溝通時間成本。

 

對于參會人來說，系統將在會前提醒參會人做會議準備，以確保會議準時開始；會議即將結束時進行提示，方便后續工作安排。所有會議安排及詳細信息可以隨時在手機或PC端查看，即使居家辦公，也可以了解每天、每周的會議安排，做到不忘記、不遲到，讓居家辦公的會議節奏不拖沓，完成更高效。

 

 

會議預約管理子系統還支持多種預約入口，組織者可通過微信公眾號、釘釘、Outlook、Web管理后臺、會議預約屏等多種方式進行會議預約。對于公司的常規例會，月度會、周會等，可實現一次性完成預約，節省會議管理人員的大量時間，提升工作效率。

 

 

會議資源不浪費，“會議管家”巧分配

NewWork-會議預約管理子系統在會議預約時即可根據會議時間、設備要求及人數進行會議室篩選，系統將根據公司的整體會議安排自動分配合適的會議室。

聯動智能控制系統，可做到會前15分鐘會議室智能準備，提前為參會者準備好會議環境；會后自動關閉設備。人體感應設備的加持還可以做到，會議開啟后15分鐘未感應到人員進入，會議室將自動釋放，避免了會議資源的浪費和無端占用。

 

 

會議預約管理子系統搭配NewSight智能交互顯示終端，超薄金屬機身，雙目人臉識別攝像頭，搭配會議預約管理子系統，可快速完成即時會議預約、會議簽到、會議多媒體智能控制等操作；還可實現會議查詢、會議室空閑狀態實時顯示等功能，會中同步顯示會議信息，避免被無端打擾。

 

 

會議數據智能留，會議決策快準優

會議并不是雁過無痕的一次性工具，需要在復盤和記錄中不斷提升效率。因此會議過程資料、會議紀要數據就至關重要。傳統的非智能化的會議數據留存存在一定的弊病，包括需要大量人力資源、具有延遲性、留存不完整、不準確甚至無留存等。

 

NewWork會議預約管理子系統支持會議紀要后臺上傳，會議結果、會后工作任務分配及后續跟蹤情況可隨時查看，一目了然。NewWork-會議預約管理子系統支持會議全流程的閉環管理，全公司會議數據實時匯總和分析，可幫助管理者對企業會議資源使用、各類會議成本、會議成果及會議效率的實時掌握。在大數據的賦能下，能夠更加快速、準確、更優的做出會議決策，杜絕無效和低效會議，降低會議成本，提升會議效率。

  

 

新柏石NewWork-會議預約管理子系統通過AI、loT及移動互聯網技術賦能，針對現代辦公中會議場景的痛點，提出創新場景解決方案，切實將數字化、智能化的前沿技術落實到細節處，成為企業貼心的“會議管家”，助力企業實現數字化、智能化升級轉型，減少辦公資源與時間的浪費，增加員工幸福感，提升辦公效率。