復盤居家辦公會議成本,用NewBest智慧辦公管理系統就夠了！

Boss們，復工后想知道您的員工在居家辦公期間開了多少會嗎？會議成本算過嗎？有研究表明，企業約3%的收入花費在了會議上。封控居家辦公期間，企業幾乎所有的工作內容都只能通過線上會議來溝通和推進，大量的會議更是無形中提升了企業會議成本的占比，因此在追求“會議”降本增效并將其可視化這件事上，是大多數企業都想要實現的目標之一。

 

我們先來看看會議成本是什么？會議成本是會議投資的總和，包括費用、時間、人力、物力。有公司發明了一個公式計算會議的成本：會議成本=2S×Q×T。其中：S是職工每小時平均工資的三倍(因為職工勞動產值一般比工資高出三倍左右);Q是參加會議的職工人數;T是開會時間(以小時為單位)。

 

因此在時間就是金錢、效率就是生命的當下，必須盡量縮短會議時間，減少不必要的時間浪費。NewBest的會議預約管理子系統，通過對會議預約的流程、對象、內容、資源、數據分析等會議進行統一管理，可以為不同層級的人員提供清晰的會議把控，從而提升會議組織效率，節約會議時間和資源成本，優化會議體驗，提高會議效果。

 

高效組織會議 是節省時間成本的第一步

 

1.快速預約 提升會議組織效率  

 

居家期間，會議組織者可根據會議時間，使用內嵌在手機微信/釘釘等多平臺的NewBest智慧辦公會議預約管理系統，快速發起線上會議，自主選擇會議時間、會議時長、會議對象即可完成會議邀請，支持在會前進行人員新增或刪減、會議變更取消等操作。

 

當然，日常在辦公室預約線下會議時，組織者在系統內可實時查看所有會議室的使用狀態，預約成功后，指定會議室會自動鎖定時間段，并在會議前數分鐘做好會議資源智能準備，確保會議室使用不沖撞，設備使用清晰。

 

2.快速響應 組會進程清晰明了

 

參會人收到會議邀請后，在線同步反饋參會意愿，參會人如有多個會議撞時間系統會自動提醒，組織者可在系統內及時查看會議是否能夠按時召開，省去了反復一一詢問參會人是否有時間的溝通成本，加快會議組織者的開會效率。

 

3.及時提醒  會議貼身管家

 

會前15分鐘系統會同步提醒所有參會人會議即將開始，請做好準備，提高會議準時開始的效率；根據預約的會議時間段，會議結束前5分鐘系統會自動提醒所有人，可自主進行會議延遲或提前結束，提高整場會議的進行效率。

 

 

會議內容 是保證會議效率的重要一環

 

1.預傳會議議程 聚焦會議重點

 

會議組織者在預約會議時，同步本次會議主要議程、項目背景等資料，讓參會人提前了解會議目的，需要討論哪些問題，提前準備好解決方案，省去組織者開會時花費大量時間宣講會議內容時間，快速提高會議解決問題的效率。

 

2.后傳會議紀要 事事有著落

 

本次會議解決了什么問題，后期如何分工執行，時間進度安排等會議結論與分工安排，會后會議組織者或會議秘書將會議紀要在線撰寫完成后上傳至本場會議，所有參會人可實時更新進度，同步推進業務繼續前進。

 

3.跨時間會議串聯  把握項目全周期

 

同一項目不同階段的推進進程，新預約的會議可以與上次會議進行串聯，方便所有參會人及時回顧上次會議結束后各負責人的執行分工和結果，快速把握項目進度，提高會議溝通和解決問題的效率。

 

會議數據匯總分析  成本管理決策升級

 

1.重點項目關注  解決路徑全流程掌握

 

通過會議預約管理子系統的內容管理，高層或管理員可以對重點項目進度實時跟蹤，解決路徑、人員職責分工及完成情況、項目進度及成果的全生命周期管理，都能夠通過大數據報表的形式導出和查詢，便于項目復盤，不斷提高工作效率。

 

 

2.會議數據匯總 會議成本一目了然

 

全集團或全公司的會議數據都會一一沉淀在NewBest智慧辦公管理系統云平臺，管理者可以隨時調取選定時間段內的會議大數據，如某季度或某月的會議總數，會議類型，會議時長，參會人數等，掌握會議資源使用情況，為會議成本控制提供策略。

 

NewBest智慧辦公管理系統中的會議預約管理子系統，通過“線上+線下”會議的多方位全流程覆蓋管理，集軟硬件系統于一體，為企業在降低會議成本、提供會議效率方面提供了強有力的支撐。